Procedure for concluding agreements with foreign entities

(Applies only to agreements within the competence of the IRO)

According to the provisions of the University of Warsaw Statute, the person authorized to conclude agreements with foreign partners on behalf of the university is the Rector (see § 36 sec. 10 of the Statute: “The duties of the Rector include /…/ concluding cooperation agreements with foreign entities, with the Senate being informed of the agreement immediately after its conclusion /…/”).

The IRO, in accordance with its scope of responsibilities, is responsible for the following types of agreements:

1. Direct university cooperation agreements (at the request of a foreign university or a UW unit);
2. Agreements within the framework of EU educational projects;
3. Including agreements under the Erasmus+ programme;
4. Agreements with foreign entities regarding one-time initiatives (e.g., organizing conferences, exhibitions, etc.).

NOTE!
Agreements related to the implementation of national and international research projects, including those funded by NCN, NCBR, NPRH, MNiSW, and EU funds, are the responsibility of the Research Services Office and the Office for International Research Liaison.

Questions regarding the conclusion and renewal of agreements related to joint international study programmes and double or multiple degree programmes, as well as consultations on their procedures, should be directed to the Working team for joint international studies and double or multiple degree programmes at: joint.studies@uw.edu.pl.

UW RECTOR’S ORDINANCE No. 71
dated April 9, 2020, concerning the procedure for the establishment of study programmes and changes to study programmes at the University of Warsaw.

a) Umowy zawierane na wniosek podmiotu zagranicznego

Instytucja zagraniczna kieruje propozycję zawarcia umowy do rektora lub prorektora do spraw współpracy i spraw pracowniczych.  O trybie dalszego postępowania decyduje prorektor do spraw współpracy i spraw pracowniczych.

Zadania Biura Współpracy z Zagranicą:

• zawiadamia jednostki UW o propozycji zawarcia umowy i wstępnie uzgadnia jej zakres;
• sprawdza poprawność formalną umowy, tzn. sprawdza, czy jest już zawarta umowa z daną uczelnią zagraniczną, proponuje zawarcie właściwego typu umowy: umowa ramowa, aneks, „wydziałowa”, tj. realizowana przez jedną jednostkę UW, i inne;
• negocjuje tekst umowy z podmiotem zagranicznym w celu ustalenia dziedzin i zakresu współpracy oraz źródła finansowania;
• kieruje projekt umowy do zaopiniowania przez Biuro Prawne UW;
• przedkłada projekt umowy prorektorowi do spraw współpracy i spraw pracowniczych do akceptacji;
• opracowuje ostateczną wersję umowy w języku angielskim i polskim*;
• uzyskuje podpisy prawnych przedstawicieli stron umowy;
• przygotowuje dla Rektora i Senatu informację o zawarciu umowy z podmiotem zagranicznym;
• rejestruje umowę w systemie USOS;
• przekazuje kopię zawartej umowy jednostkom realizującym umowę;
• przechowuje oryginał zawartej umowy;
• wpisuje umowę do systemu POL-on.

* Umowy mogą być zawierane:

• tylko w języku angielskim;
• w języku polskim i języku podmiotu zagranicznego;
• w języku angielskim i języku podmiotu zagranicznego (w tym wypadku należy zawrzeć zapis o nadrzędności wersji w j. angielskim).

b) Umowy zawierane na wniosek jednostki UW

Dziekan lub kierownik podstawowej jednostki UW, która chciałaby nawiązać współpracę akademicką z analogiczną jednostką instytucji partnerskiej, zwraca się do prorektora do spraw współpracy i spraw pracowniczych z wnioskiem o wyrażenie zgody na zawarcie/przedłużenie umowy z podmiotem zagranicznym.

Wniosek należy przysłać do Biura Współpracy z Zagranicą w formie skanu na adres:
international@adm.uw.edu.pl

We wniosku należy:

• uzasadnić konieczność podpisania umowy;
• wykazać przyszłe korzyści z tej umowy dla jednostki;
• podać źródła finansowania realizacji umowy, w szczególności kosztów podróży, zakwaterowania, pobytu i ubezpieczenia (należy określić rodzaje ubezpieczenia) osób wyjeżdżających i przyjeżdżających, opłat za naukę w przypadku umów przewidujących wymianę studentów i doktorantów;
• wskazać dane pracownika odpowiedzialnego za realizację umowy;
• jeżeli dotyczy, ustalić kwestie własności intelektualnej będącej wynikiem wspólnych badań zgodnie z Regulaminem nabywania, korzystania i ochrony własności intelektualnej na Uniwersytecie Warszawskim.

UWAGA!

1. Każda umowa musi być uzgodniona z Biurem Prawnym UW.
2. Umowy wydziałowe może podpisać dziekan, pod warunkiem uzyskania od Rektora UW stosownego pełnomocnictwa. Wniosek o udzielenie jednorazowego pełnomocnictwa do zawarcia umowy należy złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pokój nr 24) lub przesłać wraz z projektem umowy na adres email international@adm.uw.edu.pl.
3. Po zawarciu umowy jej oryginał/y należy przekazać do BWZ.

Zadania Biura Współpracy z Zagranicą:

• sprawdza poprawność formalną umowy, tzn. sprawdza, czy jest już zawarta umowa z daną uczelnią zagraniczną, proponuje zawarcie właściwego typu umowy: umowa ramowa, aneks, „wydziałowa”, tj. realizowana przez jedną jednostkę UW, i inne;
• kieruje projekt umowy do zaopiniowania przez Biuro Prawne UW;
• przedkłada projekt umowy prorektorowi do spraw współpracy i spraw pracowniczych do akceptacji;
• przygotowuje dla Rektora i Senatu informację o zawarciu umowy;
• rejestruje umowę w systemie USOS – moduł BWZ;
• przechowuje oryginał umowy;
• wpisuje umowę do systemu POL-on.

Rejestr zawartych umów znajduje się na stronie BWZ.

Dziekan/ kierownik jednostki UW kieruje do prorektora do spraw współpracy i spraw pracowniczych tzw. „Wniosek o wyrażenie zgody na uczestnictwo w projekcie”.

Wniosek wraz z załącznikami (projekt, list intencyjny, itp.) należy przysłać w formie skanu do BWZ lub złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pokój nr 24).

Pracownicy UW zainteresowani zawarciem umowy Erasmus proszeni są w pierwszej kolejności o:

• kontakt z koordynatorem ds. mobilności w swojej jednostce,
• kontakt z p. Ewą Rak z BWZ (ewa.rak@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 20 560).

Lista partnerów Erasmus

Niezależnie od tego, czy umowa miałaby być zawarta na wniosek podmiotu zagranicznego czy na wniosek jednostki UW, wniosek o zawarcie umowy należy przesłać w formie skanu do BWZ lub kierować do prorektora do spraw współpracy i spraw pracowniczych i złożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą (Krakowskie Przedmieście 26/28, Pałac Kazimierzowski, II piętro, pok. 24), przesyłając jednocześnie wersję elektroniczną umowy na adres: international@adm.uw.edu.pl.